Rechnungen richtig schreiben: FAQ – häufige Fragen

Was muss eine Rechnung enthalten?

Das UStG gibt klare Anweisungen:

  1. Name und Anschrift des Lieferanten (wenn vorhanden mit dessen UID)
  2. Name und Anschrift der Kunden (möglichst mit dessen UID)
  3. Menge und Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
  4. Tag der Lieferung oder Zeitraum
  5. Entgelt
  6. Steuersatz oder Art der Befreiung
  7. Steuerbetrag
  8. Ausstellungsdatum
  9. fortlaufende (einmalige) Nummer zur Identifizierung der Rechnung

Kann man eine Rechnung auch anders benennen? Wie ist das mit einer elektroni­schen Rechnung? Und wie sieht es mit Gutschriften durch den Kunden aus?

Es muss das Dokument nicht als Rechnung bezeichnet werden (die freien Berufe verwenden auch die Bezeichnungen „Kosten“, „Kosten­note“, „Honorar“, „Honorarnote“ usw.). Eine elektronische Rechnung ist zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbar­keit müssen gewährleistet sein. Ebenso ist eine Abrechnung zu einem Lieferanten mit Gutschrift zulässig, wenn der Lieferant zustimmt.

Gibt es Formvorschriften für die Rechnungsausstellung?

Die fortlaufende Nummerierung und Einmaligkeit der Rechnung muss sichergestellt sein (siehe oben). Die Bundesabgabenordnung kennt das gute alte Radierverbot. Das heißt auf Elektronik übersetzt, dass auf Basis von Datenbanken und mit Hilfe der EDV elektronisch erstellte Rechnungen nicht mehr veränderbar sein dürfen, ebenso die Daten, die der elek­tro­nischen Rechnung als Basis dienen. Hier ist aber schon strittig, ob es ausreicht, den Datensatz einzufrieren, oder ob es notwendig ist, dass die Grunddaten nicht mehr veränderbar sind.

Richtig kann wohl nur sein, dass die Datensätze, aus denen die elektronische Rechnung generiert wird, echt und unverändert verfügbar bleiben müssen. Beispiel: Der Kunde zieht während des Jahres um, und Sie geben in die Stammdaten die neue Adresse ein. Generieren Sie eine Kopie der ursprünglichen Rechnung, wird in der überwiegenden Mehrzahl der DV- Programme die neue Adresse erscheinen.

Ein Nebeneinander von verschiedenen Arten der Rechnungsausstellung ist selbstverständlich zulässig. Sie können datenbank- oder programmbasierte Rechnungen ausstellen, daneben mit einfachen Schreibprogrammen erstellte Rechnungen und händisch geschriebene Rechnungen. Sichergestellt muss die Einmaligkeit der Rechnungsnummer werden. Das Umsatzsteuergesetz lässt genau aus die­sem Grund mehrere Zahlenreihen bzw. Nummernkreise zu. Sie können in diese z.B. das Jahr, die Niederlassung usw. hineincodieren.

Wie genau muss die Lieferung/Leistung bezeichnet sein?

Die Abgabenbehörden drängen auf genaue Mengen und Bezeichnungen („Was war meine Leistung?“). Eine Hilfe ist die handelsübliche Bezeichnung. Sie kaufen einen LKW zu einem Pauschalpreis von 69.000 Euro. Dieser besteht aus Fahrgestell, Motor, Führerhaus usw., auf der Rechnung steht 1 LKW, Type XYZ, Fahrgestell-Nr. XYZ, Motor-Nr. XYZ.

Bei Werken und Werkleistungen (Baugewerbe, freie Berufe …) ist häufig ein Pauschalhonorar vereinbart. In diesen Fällen genügt meist eine einfache Bezeichnung. Zum Beispiel: 1 Carport für 2 PKW-Abstellplätze. Sie verkaufen nicht Ziegel, Beton, Holz. Details zu Werkleistungen finden sich ohnehin in Ihren Unterlagen, Plänen, Angeboten usw. Und die Finanz darf Einblick nehmen – es sei denn, es sind die üblichen Hindernisse aufgetreten: Server kaputt, Brandschaden, versehentliche Entsorgung, Wasser im Keller, Unauffindbarkeit nach Übersiedlung …) – was aber nicht immer Glauben findet.

1. August 2019
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